Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України.

Легалізація — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.

Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.

Легалізації не підлягають:

• документи й акти, які суперечать законодавству України або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян;
• оригінали, копії та фотокопії паспортів, військових квитків, трудових книжок, документів, що мають характер листування, дозволів на носіння зброї, свідоцтв про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортів), посвідчення водія, посвідчення особи, нормативно-правові акти та роз’яснення щодо їх застосування.
• документи, видані органами та посадовими особами з перевищенням їх повноважень.

У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.

Документи, видані компетентними органами Канади для подальшого їх використання на території України мають бути автентифіковані  у відповідному підрозділі провінції або в Міністерстві закордонних справ Канади та легалізовані в консульському відділі Посольства України в Канаді або в Генеральному консульстві України в Едмонтоні чи в Генеральному консульстві України в Торонто.

При поданні офіційних документів на консульську легалізацію до консульського відділу Посольства України в Канаді:

• фізичні особи подають документ, який посвідчує особу (паспорт) та заяву за формою;
• юридичні особи (компанії, фірми, тощо) подають лист-звернення на офіційному бланку про вчинення консульської легалізації (має містити інформації про реєстраційний номер та дату реєстрації юридичної особи).

У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.

Обов'язковою умовою легалізації документів є попередня автентифікація документа 

• в Міністерстві закордонних справ Канади - https://www.international.gc.ca/gac-amc/about-a_propos/services/authentication-authentification/step-etape-1.aspx?lang=eng

або у відповідному підрозділі провінції

• в Онтаріо https://www.ontario.ca/page/authenticate-document-use-outside-canada
• в Британській Колумбії - https://www2.gov.bc.ca/gov/content/governments/government-id/guide-to-the-authentication-of-documents/about
• в Альберті - http://justice.alberta.ca/programs_services/official/pages/authentication.aspx
• в Саскачевані - https://www.saskatchewan.ca/government/notarized-documents-legislation-maps/authenticating-notarized-documents 
• в Манітобі https://companiesoffice.gov.mb.ca/instruction_sheets/authentication_faq.pdf

За консульську легалізацію справляється консульський збір:

• для фізичних осіб - 67 канадських доларів за один документ (5 робочих днів) або 134 канадські долари для термінової легалізації  (до 2 робочих днів)
• для юридичних осіб – 133 канадських долара за один документ (5 робочих днів) або 266 канадські долара для термінової легалізації  (до 2 робочих днів)

До консульського відділу Посольства України в Канаді також подається відповідний документ, що підтверджує сплату консульського збору:

засвідчений банківський чек (check certified) або поштовий переказ (money-order). Отримувач платежу - Embassy of Ukraine.

У разі вчинення консульської легалізації засобами поштового зв’язку для отримання готових легалізованих документів потрібно додати передплачений та підписаний конверт із зворотною адресою.