Порядок консульської легалізації офіційних документів установлюється Віденською конвенцією «Про консульські зносини» 1963 року, міжнародними договорами та чинним законодавством України.
Легалізація — це процедура підтвердження дійсності оригіналів офіційних документів або засвідчення справжності підписів посадових осіб, уповноважених засвідчувати підписи на документах, а також дійсності відбитків штампів, печаток, якими скріплено документ, з метою використання його за кордоном.
Легалізація в установленому порядку документа надає йому право на існування в міжнародному обігу.
Легалізації не підлягають:
У разі виникнення сумніву в тому, що представлені документи відповідають законам України або держави перебування, консульська посадова особа має право звертатись до компетентних органів відповідної держави або до відповідних органів в Україні за офіційним роз’ясненням.
Документи, видані компетентними органами Канади для подальшого їх використання на території України мають бути автентифіковані у відповідному підрозділі провінції або в Міністерстві закордонних справ Канади та легалізовані в консульському відділі Посольства України в Канаді або в Генеральному консульстві України в Едмонтоні чи в Генеральному консульстві України в Торонто.
При поданні офіційних документів на консульську легалізацію до консульського відділу Посольства України в Канаді:
У разі подання заяви представником фізичної чи юридичної особи подається доручення або інший документ, що підтверджує повноваження діяти від імені цих осіб.
Обов'язковою умовою легалізації документів є попередня автентифікація документа
або у відповідному підрозділі провінції
За консульську легалізацію справляється консульський збір:
До консульського відділу Посольства України в Канаді також подається відповідний документ, що підтверджує сплату консульського збору:
засвідчений банківський чек (check certified) або поштовий переказ (money-order). Отримувач платежу - Embassy of Ukraine.
У разі вчинення консульської легалізації засобами поштового зв’язку для отримання готових легалізованих документів потрібно додати передплачений та підписаний конверт із зворотною адресою.