З питань витребування документів з України особи, якi проживають за кордоном, звертаються до дипломатичних представництв та консульських установ України в країнi перебування для оформлення відповідного запиту в Україну.
Запит до архівних установ України щодо витребування документа можна здійснити самостійно, надіславши на адресу відповідного українського архіву заповнену анкету встановленого зразка по витребуванню документа з України. Про результати розгляду таких звернень громадян інформують дипломатичні представництва та консульські установи України.
У разі відсутності в архівах відповідних архівних даних, консульський збір не повертається.
Для оформлення запиту по витребуванню необхідно надати наступні документи:
1. анкету (у трьох примірниках) на кожен документ окремо по витребуванню документів з України (анкета має заповнюватися виключно українською мовою, відповіді на запитання слід давати повні та точні);
2. паспорт громадянина України для виїзду за кордон (оригінал, а також копія);
3. копію документа, що підтверджує родинні стосунки заявника з особою, щодо якої витребовуються документи (у разі необхідності);
4. оригінал документа, що підтверджує повноваження (у разі витребування документів представником особи, яка має право на їх отримання);
5. aктуальний військово-обліковий документ в електронному вигляді для чоловіків віком 18-60 років, сформований не раніше, ніж за 3 дні до звернення до консульської установи через застосунок Резерв+ (роздрукований pdf-файл);
6. сплата консульського збору (консульський збір сплачується у вигляді у формі money order (який можна придбати у банку, де відкрито рахунок, або у відділенні Canada Post) payable to the Embassy of Ukraine in Canada. Готівка, кредитні картки, чеки, банківські перекази не приймаються):
• 26 кан. дол. - Витребування документа та його видача
• 66 кан. дол. - Витребування документа, засвідченого в Україні уповноваженим на те органом, та його видача (Apostille) + квитанція про сплату державного мита за проставлення апостиля (Державне мито за засвідчення документа штампом Apostille з 03 травня 2025 року для фізичних осіб складає 610 грн, а для юридичних осіб – 1060 грн, що сплачується окремо в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства).
Увага! 05.03.2025 набрав чинності Закон України від 16.01.2025 № 4225-IX «Про внесення змін до Бюджетного кодексу України щодо актуалізації та удосконалення деяких положень» (далі – Закон), яким були внесені зміни до статті 29 Бюджетного кодексу України, зокрема, плату за проставлення апостиля було віднесено до доходів загального фонду Державного бюджету України.
У цьому зв’язку були змінені реквізити рахунку, відкритого в Державній казначейській службі України (далі – Казначейство) на ім’я Головного управління Казначейства у місті Києві, за кодом класифікації доходів бюджету 22012500 «Плата за надання інших адміністративних послуг», та відомчою ознакою «41», для зарахування плати за проставлення апостиля:
Одержувач : ГУК у місті Києві/м. Київ/22012500;
Код за ЄДРПОУ: 37993783;
Рахунок (IBAN): UA618999980313070165041026001;
Надавач платіжних послуг отримувача: Казначейство України (електронний адміністративний податок);
Код класифікації доходів бюджету: 22012500
Державне мито, за засвідчення витребуваного документа штампом "Apostille" на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану, виданих компетентними відділами державної реєстрації актів цивільного стану України, сплачується в іноземній валюті на рахунок Державного казначейства.
Казначейство підтвердило актуальність реквізитів свого валютного рахунку, відкритого в Акціонерному товаристві «Державний експортно-імпортний банк України» для зарахування надходжень до загального фонду Державного бюджету України в іноземній валюті. Водночас Казначейство наголосило на необхідності зазначення в платіжних дорученнях в іноземній валюті у полі «Деталі платежу» (Details of payment) коду класифікації доходів державного бюджету 22012500 «Плата за надання адміністративної послуги за проставлення апостиля» при сплаті заявником державного мита за проставлення апостиля.
Реквізити валютного рахунку Казначейства розміщені на його сайті у розділі «Діяльність» за посиланням: https://www.treasury.gov.ua/diyalnist/rekviziti-valyutnih-rahunkiv.
Актуальний перелік банків-кореспондентів АТ «Державний експортно-імпортний банк України» розміщено на його сайті у розділі «Корпоративному бізнесу - Розрахунково-касове обслуговування – міжнародні розрахунки та операції з іноземною валютою» за посиланням: https://www.eximb.com/ua/business/corporate/corporate-rozrahunkovo-kasove-obslugovuvannya/corporate-mizhnarodni-rozrahunky-ta-operacii/corporate-perelik-bankiv-korespondentiv/.
Для отримання довідки про відсутність судимостей в Україні потрібно подати наступні документи:
1. анкету (в одному примірнику);
2. дійсний паспорт громадянина України для виїзду за кордон (т. зв. закордонний паспорт) та копія першої сторінки цього паспорта при надсиланні документів поштою.
3. aктуальний військово-обліковий документ в електронному вигляді для чоловіків віком 18-60 років, сформований не раніше, ніж за 3 дні до звернення до консульської установи через застосунок Резерв+ (роздрукований pdf-файл);
4. сплачений консульський збір у розмірі 40 CAD (сплата консульського збору проводиться за допомогою Money Order чи Bank Draft з отримувачем Embassy of Ukraine).
Довідка готується англійською мовою на бланку Посольства України в Канаді.
Термін отримання довідки, зважаючи на надмірну кількість запитів на її оформлення, наразі спрогнозувати неможливо.
Звертаємо увагу, що Консульство видає довідку на бланку установи англійською мовою на підставі відомостей про притягнення до кримінальної відповідальності, відсутність (наявність) судимості або обмежень, передбачених кримінальним процесуальним законодавством України, отриманих від Міністерства внутрішніх справ України.
Щоб пришвидшити оформлення довідки про несудимість, Ви можете самостійно замовити виготовлення витягу з інформаційно-аналітичної системи «Облік відомостей про притягнення особи до кримінальної відповідальності та наявності судимості» в електронній формі на сайті vytiah.mvs.gov.ua. Після отримання електронного витягу, Ви звертаєтеся до Консульства для оформлення документа на офіційному бланку. У цьому випадку необхідно окрім перелічених вище документів подати роздрукований витяг (витяг має бути повний, не скорочений).
З набранням чинності Законом України «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо окремих питань проходження військової служби, мобілізації та військового обліку», чоловіки віком 18-60 років мають можливість подати заяви на оформлення довідки виключно під час особистого візиту до консульства, документи поштою від вказаної категорії громадян не приймаються.
У період з 18 травня по 18 червня 2024 року подання документів на оформлення довідки чоловіками віком 18-60 років здійснюватиметься виключно за попереднім записом, оскільки у разі відсутності військово-облікового документа у паперовому вигляді, тимчасово застосовується процедура взяття на тимчасовий консульський облік або оновлення даних для перебування на ньому. Така процедура є тимчасовою і діятиме лише до моменту, коли в електронному кабінеті призовника з’явиться можливість самостійного формування електронного військово-облікового документа.
Прийом громадян з оформлення довідки та видача оформлених документів відбувається без попереднього запису, крім окремо визначеної категорії громадян, вівторок, четвер, п’ятниця - 12:00-13:00; понеділок, середа - 13:00-14:30.
Звертаємо увагу: документи поштою на оформлення довідок від чоловіків віком 18-60 років не приймаються, починаючи з 18 травня 2024 року.
На пiдтвердження фактiв, що пiдлягають реєстрацiї в органах державної реєстрацiї актiв цивільного стану, цими установами видаються належним чином засвiдченi свiдоцтва, якi мiстять основнi данi про особу, або витяги з Державного реєстру актів цивільного стану громадян.
Повторнi свiдоцтва видаються особам, на яких складено актовий запис цивільного стану, а повторнi свiдоцтва про народження дiтей можуть видаватися їх батькам i усиновителям.
Повторнi свiдоцтва про народження дiтей, якi не досягли 18 рокiв, можуть також видаватися опiкунам, пiклувальникам i представникам закладу охорони здоров'я, навчального або іншого дитячого закладу, де постійно перебуває дитина. Особам, яким виповнилося 16 рокiв, повторнi свiдоцтва можуть видаватися при наявностi паспорта.
Свідоцтва про народження дітей повторно видаються їх батькам і усиновителям незалежно від віку дитини. Особi, позбавленiй батькiвських прав, повторнi свiдоцтва про народження дiтей не видаються. При видачi повторного свiдоцтва про народження вiдомостi про батькiв наводяться у повнiй вiдповiдностi з даними актового запису про народження.
Повторнi свiдоцтва про смерть видаються лише родичам померлого (дiтям померлого, в тому числi й усиновленим, другому з подружжя, братам i сестрам померлого, дiду i бабi померлого як з боку батька, так i з боку матерi).
Родиннi вiдносини повиннi бути пiдтвердженi документально.
Повторнi свiдоцтва про шлюб, який припинено, не видаються. В цьому разi на прохання заявникiв видається витяг з Державного реєстру актів цивільного стану.
Витяги з Державного реєстру актів цивільного стану видаються, як особам, щодо яких складено актовий запис, так і родичам по прямій висхідній та низхідній лінії, а також усиновителям, опікунам та пiклувальникам. Документи про державну реєстрацію актів цивільного стану повторно можуть видаватись на підставі нотаріально посвідченої довіреності.
В заявi про видачу повторного свiдоцтва зазначаються:
Якщо запитується свідоцтво про народження, додатково зазначаються прізвище, ім'я, по батькові батьків. При витребуванні свідоцтва про шлюб або розірвання шлюбу зазначається також з ким зареєстровано чи розірвано шлюб.
Для отримання дубліката диплома власнику документа необхідно скласти письмову заяву до вищого навчального закладу. В цій заяві вказується причина втрати документа, прізвище, ім'я та місце проживання заявника, назва втраченого документа, назва навчального закладу і дата його закінчення.
До заяви також додаються:
Іноземці, які закінчили в Україні вищий навчальний заклад та втратили документ про його закінчення, мають звертатися через дипломатичне представництво своєї держави в Україні.
УВАГА!
Міністерство освіті і науки України розглядає питання щодо оформлення дублікатів документів про освіту лише за умови подання заявником всіх наведених вище документів.
|
Центральний державний архів вищих органів влади і управління України (ЦДАВО) |
03110, м.Київ-110, вул.Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-36-66 |
|
Центральний державний архів громадських об'єднань України (ЦДАГО) |
01011, м.Київ-11, вул. Кутузова, 8, тел.: (044) 295-73-22, 295-55-16 |
|
Центральний державний історичний архів України м.Київа (ЦДІАК) |
03110, Київ-110, вул. Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-30-02 |
|
Центральний державний історичний архів України м. Львова (ЦДІАЛ) |
01008, м.Львів-8, пл. Соборна, 3а, тел.: (0322) 72-35-08, 72-30-63 |
|
Центральний державний кіно-фото-фоно архів України (ЦДАКФФД) |
03110, м.Київ-110, вул. Солом'янська, 24, тел.: (044) 277-37-77 |
|
Центральний державний науково технічний архів України (ЦДНТА) |
310003, м.Харків-3, вул. Університетська, 4, тел.: (0572) 12-75-67 |
|
Центральний державний архів-музей літератури і мистецтва України (ЦДАМЛМ) |
03110, м.Київ-25, вул. Володимирська, 22а, тел.: (044) 228-44-81 |
|
Центральний державний архів при Уряді АР Крим |
02680, м. Сімферополь, вул.Кечкеметська, 3, тел.: (0652) 22-84-05 |
|
Вiнницька обл. |
287100, м. Вiнниця, вул. Ленiна, 17, тел.: (0432) 32-40-59 |
|
Волинська обл. |
263026, м. Луцьк, вул. Ветеранiв, 21, тел.: (03322) 5-75-33 |
|
Днiпропетровська обл. |
320069, м. Днiпропетровськ, вул. К.Лiбкнехта, 89, тел.: (0562) 93-80-90 |
|
Донецька обл. |
340086, м. Донецьк, пр. Лагутенка, 12, тел.: (0622) 99-22-97 |
|
Житомирська обл. |
262000, м. Житомир, вул.8 березня, 20, тел.: (0412) 24-45-27 |
|
Закарпатська обл. |
294008, м. Ужгород, пл. Народна, 4, тел.: (03122) 2-06-10 |
|
Запорiзька обл. |
330095, м. Запорiжжя, вул. Українська, 48, тел.: (0612) 62-14-21 |
|
Iвано-Франкiвська обл. |
284015, м. Iвано-Франкiвськ, вул. Грунвальдська, 3, тел.: (03422) 2-27-70 |
|
Київська обл. |
252073, м. Київ, вул. Фрунзе, 113, тел.: (044) 435-00-15 |
|
Кiровоградська обл. |
316013, м. Кiровоград, вул. академiка Корольова, 3, тел.: (0522) 3-43-95 |
|
Луганська обл. |
91053, м. Луганськ, вул. Радянська, 85, тел.: (0642) 52-03-09 |
|
Львiвська обл. |
290006, м. Львiв, вул. Пiдвальна, 13, тел.: (0322) 72-07-14 |
|
Миколаївська обл. |
327044, м. Миколаїв, вул. Васляєва, 43, тел.: (0512) 21-40-39 |
|
Одеська обл. |
270001, м. Одеса, вул. Жуковського, 17, тел.: (0482) 22-80-25 |
|
Полтавська обл. |
314011, м. Полтава, вул. Пушкiна, 18\24, тел.: (05322) 2-95-66 |
|
Рiвненська обл. |
266013, м. Рiвне, вул. С.Бендери, 26а, тел.: (0362) 23-42-61 |
|
Сумська обл. |
244030, м. Суми, вул. Садова, 49, тел.: (0542) 22-07-90 |
|
Тернопiльська обл. |
м. Тернопiль, вул. М.Грушевського, 8, тел.: (0352) 22-86-18 |
|
Харкiвська обл. |
310003, м. Харкiв, пр. Московський, 7, тел.: (0572) 22-66-49 |
|
Херсонська обл. |
325000, м. Херсон, вул. Петренка, 6, тел.: (0552) 22-56-71 |
|
Хмельницька обл. |
280000, м. Хмельницький, вул. Грушевського, 99, тел.: (03822) 9-77-29 |
|
Черкаська обл. |
257015, м. Черкаси, вул. Жовтнева, 244а, тел.: (0472) 47-30-26 |
|
Чернiвецька обл. |
274001, м. Чернiвцi, вул. Шевченка, 2, тел.: (03722) 2-30-29 |
|
Чернiгiвська обл. |
250006, м. Чернiгiв, вул. Фрунзе, 2, тел.: (04622) 7-41-17 |
|
Державний архiв м.Києва |
252060, м. Київ, вул. Олени Телiги, 23, тел.: (044) 440-54-16 |
|
Державний архiв м.Севастополя |
335059, м. Севастополь, вул. Героїв Сталiнграда, 64, тел.: (0692) 41-66-45 |
З питань отримання документів про переселення у 1945-1946 роках на підставі Угоди між урядом УРСР та Польщі громадяни України можуть звертатися безпосередньо до територіальних архівів Республіки Польща (в залежності від місцевості, з якої відбувалося переселення):
Державний Архів у м. Перемишлі, (ul. Lelewela 4, 37-700 Przemysl);
Державний Архів у м. Жешуві (ul. Boznicza 2, 35-064 Rzeszow);
Державний Архів у м. Любліні (ul. Jezuicka 13, 20-950 Lublin, skrytka pocztowa 113). В цьому архіві також зберігаються документи Холмського воєводства
Питаннями розшуку зниклих громадян, розшуку родичiв, встановлення мiсць поховань займається Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України.
Служба розшуку Нацiонального Товариства Червоного Хреста України - адреса: 01004, м. Київ, вул. Пушкiнська, 30