Дипломатичні та консульські установи України за кордоном вчиняють нотаріальні дії, передбачені законодавством України. Порядок вчинення нотаріальних дій консулом визначається статтею 38 Закону про Нотаріат України, статтею 44 Консульського Статуту України, Положенням про порядок учинення нотаріальних дій в дипломатичних представництвах та консульських установах України та іншими актами законодавства України. Нотаріальні дії в дипломатичних та консульських установах України за кордоном вчиняються виключно українською мовою.

Нотаріальне посвідчення документів проводиться в приміщенні консульського відділу Посольства України в Канаді у години прийому відвідувачів. 

Вчинення нотаріальних дій здійснюється виключно за попереднім онлайн записом (е-черга).

Відповідно до статті 38 Закону України «Про нотаріат» консульський відділ вчиняє, зокрема такі нотаріальні дії:

посвідчує заповіти, доручення та ін., крім договорів про відчуження та заставу жилих будинків, квартир, дач, садових будинків, гаражів, земельних ділянок, іншого нерухомого майна, що знаходиться в Україні;

засвідчує вірність копій документів і виписок з них;

засвідчує справжність підпису на документах;

засвідчує вірність перекладу документів з однієї мови на іншу;

засвідчує факт, що громадянин є живим;

засвідчує факт знаходження громадянина в певному місці;

засвідчує тотожність громадянина з особою, зображеною на фотокартці;

засвідчує час пред'явлення документів;

вчиняє виконавчі написи;

вчиняє морські протести.

Нотаріальні дії вчинюються в день пред'явлення всіх необхідних для цього та підготовлених (надрукованих) відповідно до вимог закону документів, сплати консульського збору і відшкодування фактичних витрат.

Вчинення нотаріальних дій може бути відкладене при необхідності витребування додаткових відомостей чи документів або направлення документів на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Нотаріально посвідчувані угоди, а також доручення, заяви та інші документи підписуються заявником особисто в присутності консула, який вчинює нотаріальні дії.

Якщо вчинення нотаріальної дії суперечить законодавству України, консул відмовляє у вчиненні такої дії. 

Консул не приймає для вчинення нотаріальних дій документи, якщо вони не відповідають вимогам законодавства України, або можуть за своїм змістом завдати шкоди інтересам України, або містять відомості, що порочать честь і гідність громадян.

Під час звернення необхідно пред’явити такі документи:

• Заповнена заява (бланк надається консулом)
• Дійсний паспорт для виїзду за кордон довірителя (та копія першої сторінки)
• «Внутрішній» паспорт (та копії 1-ї, 2-ї ст. та ст. з пропискою) або ID-картка довірителя (та її копія з обох сторін)
• Реєстраційний номер картки платника податків довірителя (та його копія)
• Копії 1-ї, 2-ї сторінок, та сторінки з пропискою «внутрішнього» паспорта довіреної особи або копія ID-картки з обох сторін довіреної особи
• Копія реєстраційного номера картки платника податків довіреної особи
• Попередньо підготовлений текст документа (та його електронна версія)
• Документи, що підтверджують право власності, свідоцтва тощо.
• У випадку засвідчення вірності копій документів: оригінали документів, а також два примірника копій цих документів (формат: один відтиск на одній сторінці, напр. 1 диплом – копія кожної сторони на окремих аркушах)
• Роздрукований pdf-файл актуального військово-облікового документа Резерв+ (сформований не раніше, ніж за ТРИ дні до звернення до консульської установи) для чоловіків віком 18-60 років.
• Оплата консульського збору, яка оформлюється у вигляді платіжного документа під назвою «money order» в банку, де відкрито рахунок, або у відділенні Canada Post. Отримувач платежу – «Embassy of Ukraine in Canada». (див. тарифи)

Ненадання відомостей або документів на вимогу консула є підставою для відкладення, зупинення нотаріальної дії або відмови в її вчиненні.

При вчиненні нотаріальних дій консул встановлює особу громадянина України, його представника або представника підприємства, установи, організації, що звернулися за вчиненням нотаріальних дій. Встановлення особи громадянина України здійснюється за паспортом. Вчинення нотаріальних дій може бути відкладено у разі рішення консула України витребувати додаткові відомості чи документи або направити документи на експертизу, а також на інших підставах, передбачених законодавством України.

Правоздатність юридичної особи (установа, підприємство, організація) установлюється на основі установчих документів (статуту, установчого договору, для некомерційних організацій - загального положення), документів про реєстрацію. Консул також перевіряє повноваження представника юридичної особи на основі:

• наявності в нього службового посвідчення з фотокарткою, яке містить вказівку на те, що він є представником юридичної особи;
• нотаріально засвідчених виписок із протоколів про призначення посадових осіб, що мають повноваження підписувати документ від імені даної юридичної особи;
• доручення на здійснення відповідної юридичної дії.
• нотаріально посвідчувані правочини, заяви та інші документи підписуються у присутності консула, який вчинює нотаріальні дії.

Вартість засвідчення вірності копії документів: 

14 CAD за сторінку у вигляді платіжного документа під назвою «money order» в банку, де відкрито рахунок, або у відділенні Canada Post. Отримувач платежу – «Embassy of Ukraine in Canada».

Вартість довіреності:

68 CAD - немайнова довіреність у вигляді платіжного документа під назвою «money order» в банку, де відкрито рахунок, або у відділенні Canada Post. Отримувач платежу – «Embassy of Ukraine in Canada».

109 CAD - майнова довіреність у вигляді платіжного документа під назвою «money order» в банку, де відкрито рахунок, або у відділенні Canada Post. Отримувач платежу – «Embassy of Ukraine in Canada».

Якщо довіреною особою виступають батьки, діти, дружина/чоловік довірителя - 68 CAD для будь-якого типу довіреності. У цьому випадку потрібен також документ, що засвідчує ступінь родинного зв'язку з довіреною особою (свідоцтво про шлюб\свідоцтво про народження).

Допущення помилки у документах, що подаються до консульського відділу Посольства України в Канаді для посвідчення, майже завжди призводить до неможливості їх подальшого використання і, як наслідок, - необхідності оформлення нового документа та повторної сплати консульського збору.

У цьому зв'язку рекомендуємо:

проект документа, що подається для посвідчення, попередньо узгоджувати з нотаріусом в Україні (іноді заявники, що звертаються за оформленням довіреності або заяви для подальшого використання їх в Україні, хибно розуміють роз'яснення нотаріуса та оформлюють у консульському відділі документ, який не задовольняє вимог нотаріальної контори);

проєкт документа в електронному вигляді необхідно мати з собою для пришвидшення оформлення нотаріального документа; 

перед підписанням оформленого документа дуже уважно та ретельно прочитати текст доручення чи заяви, та у разі виявлення неточностей, розбіжностей, помилок чи необхідності доповнень – виправити/доповнити документ і подати консулу для доопрацювання.

УВАГА! Своїм особистим підписом заявник підтверджує, що в тексті все правильно і документ відповідає його волі. Варто бути максимально уважними!

Після підпису заявником нотаріального документа та його засвідчення консулом, внесення жодних змін, уточнень чи доповнень не вбачається можливим. У разі їх виявлення після посвідчення консулом - Ви будете змушені оформити новий документ та повторно сплатити консульський збір.

Відповідальність за правильне зазначення персональних даних в нотаріальному документі несе заявник.

Довіритель відправляє довіреній особі в Україну оригінали оформлених в консульському відділі довіреності та заяви на внесення довіреності до єдиного реєстру довіреностей.

Довірена особа перед тим, як використовувати довіреність, має зареєструвати її у будь-якого нотаріуса в Україні. Після реєстрації довірена особа може приступати до виконання повноважень, покладених на неї довірителем.

Увага! Починаючи з 20 серпня 2025 року започатковано роботу на консульському напрямку при вчиненні нотаріальних дій з використанням автоматизації нотаріальних послуг (модулю АНП). 

Автоматизовані нотаріальні послуги 

1. Клієнт самостійно обирає тип документа і заповнює шаблон онлайн.

2. Під час візиту необхідно лише підписати підготовлений документ.

Доступні послуги (натисніть для початку оформлення): 

Посвідчення немайнових довіреностей (е-черга)

• представництво в судах, зняття/реєстрація місця проживання, оформлення пенсії тощо

Засвідчення підпису заявника (е-черга)

• заява на виїзд дитини, згода на продаж/купівлю майна, спадкові заяви тощо

Посвідчення майнових довіреностей (е-черга)

• на розпорядження нерухомістю чи транспортом

Переваги: швидше та простіше оформлення, менше ручної підготовки, зменшення вірогідності помилки.

Традиційний порядок нотаріальних послуг 

1. Зареєструйтеся на нотаріальну послугу в е-черзі МЗС України, оберіть потрібну послугу:

• Засвідчення вірності копій документів і виписок з них o Засвідчення вірності підпису на документах
• Засвідчення заяви
• Майнова довіреність
• Немайнова довіреність
• Посвідчення заповітів
• Посвідчення факту, що фізична особа є живою

2. Приготуйте текст документа у форматі *.docx (за потреби, скористайтеся консультацією нотаріуса); 

Готувати та надсилати текст не потрібно, якщо плануєте отримати один із наступних документів:

• заява про відмову від спадщини o заява про прийняття спадщини
• заява-згода другого з подружжя на придбання нерухомого майна
• заява-згода другого з подружжя на продаж нерухомого майна
• заява про неперебування у шлюбі
• заява-згода на виїзд неповнолітньої дитини за кордон

3. Перед візитом надішліть файл з текстом на email: 

[email protected]

Тема листа: ВАШЕ ПРІЗВИЩЕ (нотаріат)

Обробка листів — автоматична! Недотримання вимог = втрата листа.

4. На обрані під час реєстрації дату і час завітайте до консульського підрозділу Посольства 

Документи, які необхідно надати під час візиту: 

• Заповнена заява (бланк надається консулом) та копії документів
• Закордонний паспорт
• Довідка РНОКПП (Попередні назви: "ідентифікаційний код", "персональний номер", ІПН)
• Попередньо підготовлений документ (та його електронна версія)
• Оплата консульського збору банківською карткою (див. тарифи)
• Інші документи, що підтверджують право власності, свідоцтва тощо.

Загальні положення: 

• Нотаріальне діловодство в дипломатичних та консульських установах України за кордоном ведеться виключно українською мовою
• Заяви підписуються особисто у присутності консула
• Документи з виправленнями, олівцем чи чорнилами, що зникають — не приймаються
• Особа заявника встановлюється за закордонним паспортом
• Юридичні особи підтверджують повноваження належними документами

УВАГА! Після посвідчення документа зміни до нього не вносяться. У разі виявлені помилки, формується новий документ з повторною оплатою.

Надсилання та реєстрація довіреності в Україні 

Після посвідчення довіреності в Посольстві, довіритель самостійно надсилає до України:

Оригінал довіреності, оформленої в Посольстві;

Оригінал заяви на реєстрацію довіреності в Єдиному реєстрі довіреностей.

Ці документи потрібно передати довіреній особі, яка буде діяти від імені довірителя.

Що робить довірена особа після отримання документів: 

1. Подає оригінал довіреності до будь-якого нотаріуса в Україні — незалежно від форми власності (державний чи приватний).

2. Нотаріус реєструє довіреність у Єдиному реєстрі довіреностей України.

3. Лише після реєстрації довіреність набуває юридичної сили на території України, і довірена особа має право:

• представляти інтереси довірителя;
• підписувати документи;
• виконувати інші дії, передбачені довіреністю.

Без реєстрації в Україні така довіреність не вважається дійсною і не може бути використана за призначенням.