Оформлення закордонного паспорта особі, яка досягла 16-річного віку здійснюється на підставі заяви-анкети (zayava-pasport.docx), поданої нею особисто. 

При цьому оформлення закордонного паспорта особі, яка визнана судом обмежено дієздатною або недієздатною здійснюється на підставі заяви-анкети піклувальника або іншого законного представника.

До заяви додаються:

• aктуальний військово-обліковий документ в електронному вигляді для чоловіків віком 18-60 років, сформований не раніше, ніж за 3 дні до звернення до консульської установи через застосунок Резерв+ (роздрукований pdf-файл);

• наявні закордонні паспорти (оригінали, копії 1-ої стор. та сторінки з канадською візою) ;

• внутрішній паспорт або ID-картка (оригінал та копії);

• фотокартка розміром 10х15 сантиметрів для сканування цифрового зображення обличчя (фотокартка повинна відповідати певним вимогам якості)

• у разі коли особі не оформлювався документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або надає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, за умови оформлення паспорта для виїзду за кордон вперше, подається довідка про реєстрацію особи громадянином України (за винятком випадків, коли батьки особи на момент її народження були громадянами України);

• документ, що підтверджує постійне проживання або тимчасове перебування за кордоном pr-card, visa, work permit або study permit) та його копія; 

• довідка про реєстрацію місця проживання в Україні / довідка про реєстрацію місця проживання тимчасово переміщеної особи (оригінал та копія);

• довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (РНОКПП оригінал та копія).

За виготовлення паспорта сплачується консульський збір у розмірі 178 CAD який оформлюється у вигляді платіжного документа під назвою "money order" в банку, де відкрито рахунок, або будь-якому відділенні Canada Post. Отримувач платежу – «Embassy of Ukraine in Canada». 

Персональні чеки, готівка, оплата банківською карткою НЕ приймаються!

У разі втрати або викрадення попереднього паспорта до заяви додається документ (протокол, довідка тощо), виданий компетентним органом держави, в якій було втрачено або викрадено паспорт, що підтверджує факт звернення власника з приводу його втрати або викрадення. 

Такий документ подається без легалізації та перекладу українською мовою. 

У разі оформлення паспорта у зв'язку зі зміною персональних даних (прізвища та/або імені) до заяви додається документ, що підтверджує таку зміну (свідоцтво про шлюб, про розірвання шлюбу, рішення суду тощо). 

При цьому оформленню закордонного паспорта на нове прізвище та/або ім’я має передувати переоформлення «внутрішнього» паспорта (ID-картки).

У разі коли заявникові раніше не оформлювався документ, що посвідчує особу, підтверджує громадянство України та/або надає право на виїзд з України і в’їзд в Україну, за умови оформлення паспорта для виїзду за кордон вперше, подається довідка про реєстрацію особи громадянином України (за винятком випадків, коли батьки особи на момент її народження були громадянами України).